Découvrez ci-dessous 4 avantages à mettre en place une solution de Gestion Électronique des Documents (GED)

Comme on en parlait en introduction, les collaborateurs passent beaucoup trop de temps à chercher les documents dont ils ont besoin. Avec une solution de GED, ils ont immédiatement accès aux données souhaitées et ce, à tout moment et en tout lieu. Les collaborateurs gagnent ainsi en efficacité et en productivité. Avec le système de glisser-déposer, il est possible d’alimenter en masse le système qui traite ensuite le flux selon un workflow défini. Les fonctionnalités d’OCR (reconnaissance des caractères) permettent d’interpréter les documents et de les classer selon un plan défini en amont, ou de déclencher des traitements automatiques en fonction des données collectées. Ainsi, plus besoin de traiter manuellement tous les documents : c’est un gain de temps assuré qui permet de se concentrer sur son cœur de métier.

Les collaborateurs accèdent toujours à la dernière version du document, et les mises à jour du système sont automatiques, toutes les informations sont donc accessibles en temps réel. Plus de risque d’utiliser un document désuet puisque le système aura automatiquement mis à jour le document pour tout le monde. Avec la GED, plus besoin d’aller chercher dans tel classeur de telle armoire pour retrouver LA facture souhaitée, il suffit désormais de  rechercher un document par les données extraites comme le n° de facture et en deux clics la facture est sous nos yeux. 

En fonction de leur droit, les collaborateurs peuvent suivre et piloter en temps réel la vie des documents et accéder par exemple à la liste des tâches à réaliser, celles déjà réalisées et les collaborateurs concernés par ces dernières.

La mise en place d’une GED facilite la centralisation et la sécurité des données. Grâce à celle-ci, vos données sont plus sécurisées qu’avant, ainsi il y a moins de risques de perte ou de détérioration des documents. Pour les informations dites sensibles, l’accès peut être réduit et contrôlé. En effet, vous pouvez choisir quel collaborateur y aura accès dans l’entreprise et quels seront ses droits de modification.

Enfin, la réduction des coûts est également l’un des avantages de la GED ! Elle permet de réduire les coûts logistiques (consommation d’encre et de papier, etc.) et s’inscrit dans une démarche plus écologique où l’utilisation de papier est réduite au maximum. Plus besoin non plus d’investir dans des classeurs, des armoires ou des grands espaces de stockage !

En bref, la GED, au-delà de numériser les documents et de les stocker en ligne, permet également de réduire les coûts logistiques et de gagner du temps dans le traitement des documents, ce qui permet d’augmenter la productivité des collaborateurs. Elle permet aussi de consulter les documents partout, ce qui permet une réactivité à tout moment. Par ailleurs, la réduction des documents imprimés est un moyen de réduire votre impact environnemental.

Chez ViaXoft, nous avons intégré un module de GED à notre logiciel ViaXeo. Au-delà des 4 avantages cités précédemment dans l’article, cette intégration permet d’automatiser des processus métiers. En effet, un workflow de modélisation et d’automatisation des flux d’informations des processus métiers est mis en place. Cela vous permet de suivre et piloter en temps réel la vie des documents. Enfin, le rapprochement et pointage comptables sont également automatisés, générant des écritures dans votre système d’information comptable. Ce gain de temps permettra à vos équipes de se consacrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Si vous êtes intéressés par la mise en place de la GED, rapprochez-vous de votre chargé de clientèle.