Comment l’automatisation des agences de voyages simplifie-t-elle la gestion des tours opérateurs ?

Dans un secteur aussi dynamique que celui des agences de voyages et des tours opérateurs, l’efficacité et la rapidité sont des éléments cruciaux pour rester compétitif. Les clients attendent des réponses rapides, des services personnalisés et des processus fluides, tandis que les agences doivent gérer des volumes croissants de données et de réservations. C’est ici que l’automatisation des agences de voyages devient un atout incontournable. Chez ViaXoft, nous avons développé des solutions spécifiques pour répondre à ces besoins, transformant les opérations quotidiennes des agences en un modèle de simplicité et d’efficacité.

Une solution adaptée aux besoins des agences de voyages et tours opérateurs

La solution ViaXeo, notre système de gestion dédié aux agences de voyages et aux tours opérateurs, est conçue pour automatiser une multitude de processus opérationnels. L’objectif est clair : permettre aux équipes de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée tout en réduisant les erreurs humaines.

1. Automatisation des agences de voyages : Facturation et paiements simplifiés

L’émission de factures et la gestion des paiements peuvent rapidement devenir un casse-tête, notamment pour les agences qui traitent des dizaines, voire des centaines de transactions par jour. ViaXeo simplifie et optimise ces processus grâce à des fonctionnalités automatisées :

• Facturation automatique : Génération de factures à partir des messages GDS (IMR, AIR, IUR, MIR…) ainsi que des messages de centrales hôtelières, en temps réel ou selon des intervalles personnalisés (fin de journée, semaine ou mois).
• Envoi simplifié par mail des factures, reçus de paiements et autres documents.
• Suivi des paiements : Des alertes peuvent être paramétrées en cas de retard, permettant de réduire efficacement les risques d’impayés.
• Relevés personnalisés : Création automatique de relevés client en formats PDF et CSV, avec la possibilité d’en générer plusieurs par client.
• Application des frais automatique : Gestion des frais au niveau de la ligne, de la facture ou de la commande, selon vos préférences.

Avantages :

• Gain de temps considérable pour les équipes comptables grâce à l’automatisation des tâches répétitives.
• Amélioration de la trésorerie grâce à un suivi proactif et précis des paiements.
• Optimisation des processus administratifs 

Ecran ViaXeo montrant les informations de facturation du dossier

2. Automatisation des agences de voyages : Gestion centralisée des données clients et fournisseurs

Les agences travaillent souvent avec une multitude de fournisseurs (compagnies aériennes, hôteliers, fournisseurs de location de voitures) et de clients. ViaXeo centralise toutes les informations dans une interface unique :

• Les données clients sont automatiquement mises à jour lors de chaque interaction.
• Les tarifs, disponibilités et conditions des fournisseurs sont synchronisés en temps réel grâce à des intégrations API.

Avantages :

• Accès instantané à des données fiables pour des prises de décision rapides.
• Gain de temps : Moins de gestion manuelle grâce à l’automatisation des mises à jour et des alertes.
• Réactivité accrue : Les agences peuvent répondre rapidement aux changements de conditions ou aux opportunités commerciales.

Ecran ViaXeo affichant les informations d’une fiche client et d’une fiche fournisseur

3. Automatisation des alertes et des documents clients

ViaXeo simplifie la gestion client en automatisant les alertes et l’envoi de documents. Vous pouvez paramétrer des notifications pour les devis non confirmés, les dossiers non soldés ou les paiements en retard, avec des modèles d’e-mails personnalisés envoyés automatiquement.

Avantages :

• Augmentation du taux de conversion des devis.
• Amélioration de l’expérience client grâce à une communication rapide et fluide.
• Optimisation de l’image professionnelle de l’agence.
• Réduction de la charge de travail des équipes commerciales.

4. Automatisation des requêtes pour un suivi optimisé de l’agence

ViaXeo simplifie le suivi des opérations des agences de voyages grâce à des requêtes automatisées, permettant aux équipes de disposer d’informations actualisées sans intervention manuelle. Ces outils automatisés sont particulièrement utiles pour gérer les tâches récurrentes et assurer un fonctionnement fluide.

Exemples de requêtes automatisées :

• Factures non soldées : Chaque matin, le système génère automatiquement une liste des factures en attente de règlement, envoyée aux responsables concernés.
• Relances sur devis en attente : ViaXeo identifie automatiquement les devis non confirmés et alerte les équipes pour des relances ciblées.
• Suivi des ventes : Des rapports quotidiens ou hebdomadaires sont générés pour suivre les performances de l’agence, identifier les destinations populaires ou évaluer les résultats par agent.

Avantages :

• Meilleure réactivité : Les équipes peuvent agir immédiatement sur les points critiques identifiés par les requêtes automatisées.
• Réduction des oublis : Les tâches importantes sont systématiquement suivies grâce à des alertes et rapports réguliers.
• Vision claire des performances : Les rapports automatisés permettent une analyse rapide et précise des résultats de l’agence. 

5. Automatisation avancée pour une gestion optimisée

ViaXeo va plus loin dans l’automatisation en intégrant des outils performants pour simplifier la gestion des transactions et des rapprochements comptables. Le fichier EDIRENT facilite la validation et la facturation automatique des locations de véhicules. Le rapprochement BSP automatise le suivi des paiements fournisseurs, tandis que le rapprochement HRS AIRPLUS permet d’identifier, pointer et facturer rapidement les lignes concernées. Enfin, le rapprochement des règlements virtuels fiabilise le contrôle des paiements par cartes virtuelles et optimise la gestion financière.

Avantages :

• Automatisation des processus pour un gain de temps significatif
• Réduction des erreurs comptables et amélioration de la traçabilité
•  Optimisation du suivi financier et des paiements
• Gestion simplifiée des rapprochements et des règlements fournisseurs

6. Plateforme analytique de données performantes

ViaXeo Analytics est une plateforme de données métiers alimentée par ViaXeo, offrant des datasets adaptés aux acteurs du tourisme et leurs clients grands comptes. Elle permet la génération automatique de rapports, l’accès direct aux données en temps réel et leur actualisation continue.

Avantages :

• Meilleure prise de décision grâce à des insights basés sur des données fiables.
• Suivi en temps réel : Les performances des ventes, les coûts et les tendances clients sont accessibles immédiatement pour une réactivité accrue.
• Optimisation des performances : Les insights fournis permettent d’identifier les opportunités d’amélioration et de renforcer les points forts.
• Personnalisation : Les rapports peuvent être adaptés aux besoins spécifiques de chaque agence pour répondre à leurs priorités.

Automatisation des flux de travail : améliorez l’efficacité et les résultats

L’automatisation avec ViaXeo ne simplifie pas seulement les tâches administratives, elle améliore également les performances de l’agence :

• Gain de temps : Les agences utilisant ViaXeo constatent une réduction significative du temps passé sur des tâches administratives, libérant ainsi des ressources pour des activités à plus forte valeur ajoutée.
• Augmentation de la satisfaction client : Des processus plus fluides et rapides renforcent la confiance et la fidélité des clients.
• Croissance du chiffre d’affaires : L’optimisation des processus de gestion et des interactions avec les clients permet de stimuler les ventes et d’améliorer l’efficacité commerciale.

Avec ViaXeo, l’automatisation améliore l’efficacité, la satisfaction client et la rentabilité de l’agence.

Explorer des opportunités supplémentaires grâce à ViaXoft

Outre les fonctions principales sur l’automatisation, ViaXoft propose d’autres outils pour aider les agences à aller encore plus loin :

• Intelligence artificielle : En intégrant la recherche de vol et la réservation d’hôtels, ViaXeo Assistant permet de regrouper toutes les étapes du voyage au sein d’une interface unique, évitant ainsi les multiples allers-retours entre différents outils ou plateformes
• Optimisation des réservations de vols : ViaXeo Connect, notre offre de connectivité multi-prestations, vous offre une expérience de réservation tout en optimisant vos coûts et vos revenus
• Expérience premium sans contact : Offrez à vos clients une expérience premium sans contact avec des paiements sécurisés via Worldline, Paybox, et Six (en Suisse). Grâce à Oodrive Sign, ils peuvent également signer leurs contrats en ligne, simplifiant ainsi le processus tout en réduisant les délais et coûts.
• Dématérialisation de votre gestion comptable : Optimisez la gestion comptable avec notre portail dédié Travel Box, automatisant vos processus financiers pour une gestion rapide, précise et sécurisée des documents. 
• Plateforme de réservation multiprestation : ViaXeo Trip vous permet d’avoir une gestion simplifiée de votre process de vente en ayant accès à une gamme variée fournisseurs et de services, vous offrant la possibilité de créer des voyages à la carte uniques pour vos clients en toute rapidité et efficacité. 
• Vision multicanale à votre activité: Avec ViaXeo Web, notre outil de conception web, créez votre propre site internet à votre image, un levier essentiel pour renforcer vos interactions, les transformer en opportunités, et faire de votre site un atout stratégique.

Conclusion : Passez à l’automatisation avec ViaXoft

L’automatisation est une étape incontournable pour les agences de voyages et les tours opérateurs qui souhaitent rester compétitifs et prospères dans un marché en constante évolution. Avec des solutions comme ViaXeo, ViaXoft offre les outils nécessaires pour transformer vos processus internes, améliorer l’efficacité et offrir une expérience client exceptionnelle.

Êtes-vous prêts à passer à la vitesse supérieure ? Contactez-nous pour une démonstration personnalisée !

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