• Faisons un petit retour en arrière dans les années 80’ pour re-contextualiser les enjeux. Dans les années 80’ donc, on ne parle pas encore de digitalisation ni même de dématérialisation, mais seulement de numérisation qui consiste à convertir des documents papier en support numérique grâce à un scanner, ou encore un enregistreur vocal pour restituer des réunions par exemple.
  
• Progressivement, nous sommes passés à la dématérialisation, concept plus large qui vise cette fois-ci à repenser la création de documents. Cela consiste plus précisément à revoir tous les processus métiers en matière de traitement des flux de données.
  
• Enfin, lorsqu’on parle de “digitalisation des entreprises”, on fait référence à la stratégie digitale des organisations ; des méthodes de management à l’expérience clients / fournisseurs.

En plus de la réduction des coûts de stockage de fichiers papiers, la mise en place de la dématérialisation des documents permet de vrais gains de productivité grâce notamment à l’automatisation du traitement des données et à un meilleur accès à l’information via la mise à disposition de tous les documents sur support numérique.

De nombreux outils de dématérialisation ont émergé dans le but d’accompagner au mieux cette digitalisation des entreprises.

Pour les agences de voyages et les tours opérateurs, la dématérialisation concerne de nombreux sujets, du traitement des documents aux moyens de paiement en passant par la gestion des factures.

Prenons l’exemple de la signature d’un devis au format papier, sans dématérialisation, l’agent de vente doit imprimer le devis, le faire signer, le scanner, le réimprimer pour le donner au client… Cette tâche anodine réalisée des centaines de fois est très chronophage et n’a pas de valeur ajoutée ! En deux clics, avec la signature électronique, c’est fait ! Et poussons l’expérience un peu plus loin, l’agent de vente peut également proposer à son client le paiement sans contact. Avec ces deux process dématérialisés, les étapes clés de la vente sont simplifiées et accessibles à distance. Je vous invite d’ailleurs à consulter notre article sur le parcours sans contact.

On ne peut bien évidemment pas parler de dématérialisation sans parler de la GED (Gestion Électronique des Documents).

Au-delà de numériser les documents et de les stocker en ligne, la GED comprend aussi des  fonctionnalités d’OCR (reconnaissance des caractères) qui permettent d’interpréter vos documents et de les classer selon un plan défini en amont, ou de déclencher des traitements automatiques en fonction des données collectées. La GED entraîne une réduction des coûts logistiques (consommation d’encre et de papier) et un gain de temps dans le traitement des documents, ce qui augmente la productivité des collaborateurs. Elle permet aussi de consulter les documents partout et d’être ainsi réactif à tout moment. Par ailleurs, la réduction des documents imprimés est aussi un moyen de réduire votre impact environnemental.

Si vous souhaitez aller plus loin sur ce sujet, nous avons rédigé un article sur les 4 avantages à mettre en place une solution de Gestion Électronique des Documents.

Pour que ce cercle vertueux de la digitalisation se poursuive, il est indispensable d’engager les clients finaux en leur proposant à eux-aussi des solutions adaptées à leurs besoins.

De votre côté, cela vous permet de gagner en temps et en trésorerie grâce à un circuit intuitif de validation des factures et d’augmenter les performances de vos vendeurs pour les recentrer sur leurs objectifs. 

Vos entreprises clientes peuvent ainsi accéder à l’ensemble de leurs pièces comptables dans un environnement sécurisé à l’aide d’un moteur de recherches multicritères ainsi que gérer les différents niveaux d’accréditation selon leurs profils utilisateurs. Ils peuvent également accéder à un module de réconciliation comptable afin de faciliter les échanges entre leurs services et enfin suivre leur KPI en un clin d’œil grâce aux tableaux de bord dédiés et interactifs. Aperçu du tableau de bord de TravelBox ci-dessous :

Si vous souhaitez mettre en place TravelBox, vous pouvez contacter votre chargé de clientèle.