Les étapes clés pour réussir l’implémentation d’un logiciel de gestion pour agences de voyages et tours-opérateurs

Avant de se lancer dans le projet, il est primordial de déterminer les besoins de son agence, et de se poser les bonnes questions sur l’utilité et l’intérêt d’implémenter un nouveau logiciel de gestion. Qu’est-ce qui ne fonctionne pas dans votre organisation actuelle ? Qu’est-ce que vous souhaiteriez améliorer ? Avez-vous un budget à allouer ? Interrogez-vous et échangez avec vos équipes afin d’identifier les besoins des différents services de votre agence.

Si vous optez pour la solution ViaXeo, nous vous accompagnerons pour recueillir vos besoins le plus précisément possible et pour adapter en conséquence les paramétrages de l’application en fonction de vos attentes.

Dès lors que vos besoins et votre projet sont déterminés, communiquez avec vos équipes  et faites en sorte qu’elles se sentent impliquées ! 

Informez-les sur votre choix du futur logiciel de gestion, expliquez-leur son intérêt, assurez-vous que vos collaborateurs soient prêts à être formés. La conduite du changement est une étape primordiale dans la réussite d’un tel projet.

ViaXoft propose des formations pour tous les utilisateurs afin qu’ils aient toutes les clés en main lors de l’utilisation de ViaXeo. Vous pouvez d’ailleurs découvrir notre article à ce sujet. 

Certains de vos collaborateurs auront une réticence au changement mais avec un accompagnement adapté, ce changement sera bien accepté. Organisez des réunions d’informations, faites des compte-rendus et informez-les des différentes étapes d’avancement du projet.

Il est primordial de bien choisir son logiciel parmi les fournisseurs présents sur le marché. Comparez les différentes solutions et faites une sélection de celles qui répondent le mieux à vos besoins et à vos attentes en termes de budget et de qualité. Choisissez de préférence une solution “complète” qui contient de nombreuses fonctionnalités que vous souhaitez afin d’éviter d’investir dans plusieurs logiciels et d’optimiser votre temps. Consultez les références clients des prestataires et contactez-les pour avoir un retour d’expériences. Enfin, demandez une démonstration des outils proposés par les prestataires afin de vous faire une idée plus précise de la solution. 

Chez Viaxoft, nous proposons une solution complète : on accompagne les agences de voyages et TO dans leurs activités quotidiennes en passant de la gestion de la base clients et fournisseurs, par la création de devis, l’envoi de bulletin d’inscription, la gestion de la facturation, la gestion de la comptabilité, l’envoi de campagnes marketing, à la gestion de l’après-vente…

Contactez-nous si vous souhaitez obtenir une démo de nos logiciels !

Que vous soyez une agence en création ou une agence bien installée, mettre en place ou changer de logiciel de gestion est une étape très prenante. Organisez-vous donc en conséquence. Prenez le temps de communiquer au prestataire choisi toutes les informations liées à votre business et à votre organisation. Si vous avez par exemple une spécificité agence comme un modèle de bulletin d’inscription ou de facture que vous souhaitez conserver ou encore un certain type de messages à faire remonter, indiquez-le au prestataire pour qu’il adapte le logiciel à vos attentes. 

Le temps vous manque pour gérer le projet ? Désignez un chef de projet en interne qui connaît bien le projet et qui saura mener cette implémentation main dans la main avec le fournisseur.

Pour procéder à cette implémentation, les équipes ViaXoft vous font parvenir un fichier de préinstallation à compléter. Prenez le temps de le remplir, cela évitera que l’installation se fasse à la dernière minute pour cause de fichiers non reçus.

Une des étapes incontournables de la mise en place d’un logiciel est l’étape formation. Après la formation initiale, il est important de s’entraîner rapidement et régulièrement sur l’utilisation du logiciel afin de ne pas perdre la main et de se familiariser avec l’outil. 

Chez ViaXoft, la formation fait partie intégrante des étapes de l’implémentation du logiciel. Elle se compose d’exercices pratiques, proposés par votre chargé de compte dédié. 

Une fois cette formation achevée, il est possible d’ajouter d’autres modules de formation si vous souhaitez revoir un sujet précis ou former un nouveau collaborateur. Les diverses formations sont présentes ici.

Le support client est également disponible pour accompagner les clients au quotidien dans leurs demandes applicatives.

Si vous constatez des points à améliorer sur l’outil ou avez des suggestions à faire à votre fournisseur, il est important de faire remonter l’information au service adéquat afin de répondre au mieux à votre demande, et de mettre à jour si nécessaire le logiciel. Encouragez vos collaborateurs à faire de même et à noter les points forts ainsi que les axes d’amélioration.

La co-construction, c’est dans les gènes de ViaXoft ! C’est d’ailleurs de cette manière que la société s’est créée, main dans la main avec ses clients. Tous les mois, une note de version est envoyée aux clients afin de présenter les nouveautés et les corrections effectuées. De cette manière, les utilisateurs ont connaissance des évolutions présentes sur ViaXeo.

Par ailleurs, chaque mois, une newsletter est envoyée aux clients pour les informer des nouveautés produits. Elles sont aussi présentes sur le blog ici.

Ainsi, installer un logiciel de gestion pour une agence en création ou encore changer de logiciel peut s’avérer être un véritable casse-tête entre la définition des besoins, la recherche du “bon prestataire” et la mise en place. Cependant, avec une méthode bien structurée, beaucoup de communication et un prestataire attentif, l’implémentation du logiciel se fera en douceur et efficacement. 

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